Manifestations

ORGANISER UNE MANIFESTATION

1. Vous creuser les méninges pour concevoir votre manifestation

Dans la préparation de votre projet , il vous faudra examiner chacune de ses dimensions :

  • artistique
  • technique
  • temporelle
  • financière
  • administrative
  • réglementaire

fete-de-la-musiqueQuantité de questions vont se poser au moment d’investir l’espace public, et en premier lieu, des questions d’ordre artistique : quelle relation entretiendra votre proposition artistique avec l’environnement, qu’il soit urbain ou naturel ? Quelle place, quelle présence, quelle scénographie ?

REPERAGE DES LIEUX

Vous pouvez, lors de premiers repérages, examiner le mobilier urbain, l’ensemble d’objets accueillants (sièges...), contraignants (barrières...) ou plus neutres (protection d’arbres...). Ce sera également l’occasion de vous enquérir de la signalisation routière, de la signalétique d’information et des éléments de voirie (bornes, potelets...), sans oublier le mobilier publicitaire dont la présence physique insistante peut être détournée par votre approche artistique. Ces objets peuvent être masqués, déplacés, utilisés par le spectacle... ou ignorés : ce choix sera essentiel à la mise en oeuvre de votre projet dans l’environnement urbain et conditionnera en partie sa préparation, voire son écriture.

PRISE EN COMPTE DE L’ENVIRONNEMENT HUMAIN

Avant l’arrivée des artistes, l’espace public vit déjà de ses occupants, permanents ou éphémères : des habitants aux commerçants, des usagers aux agents des services publics. De multiples manifestations prennent déjà place dans cet espace, régulièrement ou plus ponctuellement : marchés et foires, rassemblements, vie religieuse etc. L’espace public est partie intégrante, reconnue et admise de la vie locale. Il faut donc vous demander en amont quelle relation vous établirez entre celle-ci et votre intervention éphémère.

Une véritable implication peut être proposée par votre association aux habitants : prêt d’un lieu permettant de faire passer les artistes par un balcon, un jardin, figuration bénévole dans le spectacle luimême, fabrication d’éléments de décor... Autant de participations qui transforment le projet en aventure collective, susceptible de marquer l’histoire même du quartier.

CONDITIONS TECHNIQUES

La question de l’accessibilité des lieux se pose pour les phases de préparation et de montage, mais aussi pour le temps de la représentation et le démontage de votre manifestation.

Une salle de spectacle, une fois construite, a répondu à la majorité des questions préalables à l’action qui va s’y dérouler : la place - physique - de l’oeuvre, de la proposition artistique, la place des artistes (scène et coulisses), du public (salle, entrées, sorties)... Les conditions techniques indispensables à la représentation sont réunies : accès à l’électricité, grils pour les décors et les éclairages, etc. Les conditions de circulation et la sécurité ont été prises en compte par l’architecte au moment de la construction, ainsi que certains éléments de confort comme les toilettes et les espaces de restauration.

Dans un espace non conventionnel comme l’espace public, vous devrez vous poser toutes ces questions et les résoudre, d’une part en palliant l’absence d’infrastructures pérennes, d’autre part en vous adaptant à la configuration des lieux : mobilier urbain, circulation... Et ce, sur le mode de l’éphémère : le lieu de votre intervention artistique doit être créé de toutes pièces pour un nombre limité de représentations, puis déconstruit, rendant l’espace à son usage et à son équilibre habituels.

 

JAUGE ET CIRCULATION DU PUBLIC

Comment déterminerez-vous un nombre maximum de personnes et comment limiterez-vous ce public si vous vous trouvez sur la voirie, espace en principe libre d’accès ? Avez-vous envisagé cette question lors de votre écriture artistique ?

salonecrivaisnfuveau3sept 36Votre proposition artistique devra induire, en elle-même, une jauge idéale : une petite forme, par exemple, sera idéalement vue par des publics restreints. Ce qui déterminera en partie le choix du lieu : une ruelle sera probablement plus adaptée pour une telle représentation qu’une vaste place. A l’inverse, choisir d’intervenir dans un espace monumental impliquera d’y accueillir un large public et aura, en retour, une influence sur la forme du spectacle, puisque celui-ci devra être reçu dans de bonnes conditions même à de grandes distances. Il s’agit enfin de respecter les principes de sécurité : dans tout espace, même ouvert, une jauge de sécurité doit être estimée.

En termes de sécurité, il est important d’assurer l’évacuation du public, en bon ordre et sur des espaces suffisants, tout en prévoyant un accès pour les services de secours et leur matériel. Pour être sûr de faire les bons choix, réfléchissez à ces questions en collaboration avec les pouvoirs publics.

2. Aller à la pêche aux autorisations

LE MAIRE

Le maire est un interlocuteur décisif : c’est lui qui délivre l’autorisation d’occuper l’espace public. En tant que premier magistrat de sa commune, il est responsable de la sécurité et du maintien de l’ordre public ; il a une mission de police générale et c’est à ce titre qu’il autorise, ou non, la manifestation. A fuveau les autorisations sont gérées par le chef de service de la police Municipale.

AUTORISATION D’ORGANISER UNE MANIFESTATION SUR L’ESPACE PUBLIC

Dès l’instant qu’il s’agit d’occuper l’espace public, une demande d’autorisation doit donc être présentée à la mairie, dans des délais qui prendront en compte l’envergure de l’événement : 6 semaines avant la date prévue pour les propositions les plus légères et jusqu’à 4 mois pour les manifestations plus importantes. La demande sera accompagnée d’un dossier présentant de façon synthétique le contenu artistique de l’événement ainsi que ses dimensions techniques, en précisant :

  • la date et le lieu
  • l’estimation de la fréquentation du public
  • les installations et infrastructures prévues (dossier technique)
  • les plans sommaires des éléments prévus (dossier technique)
  • des renseignements sur l’organisateur (vous !)
  • une autorisation de principe du gestionnaire de l’espace visé (mairie, Etat ...)

Des arrêtés municipaux interdisant la circulation ou le stationnement sur certaines zones de la ville pendant l’installation et la représentation peuvent être demandés au maire. Celui-ci peut accepter ou refuser d’accorder les autorisations demandées pour des raisons de sécurité, de non respect des réglementations, mais aussi pour des raisons d’ordre public. Il convient de vérifier par ailleurs que l’espace n’est pas géré par d’autres autorités publiques, auprès desquelles il faudra également demander une autorisation le cas échéant : 

AUTORISATION D’UTILISATION EXCEPTIONNELLE DES LIEUX

Dans certains établissements recevant du public (ERP), dont la vocation première est d’accueillir des spectacles ou des manifestations, une intervention artistique ne nécessite aucune formalité particulière. Dans d’autres cependant, une autorisation d’utilisation exceptionnelle des locaux doit être demandée maire au plus tard 15 jours avant le début de l’exploitation des lieux (là encore, 1 à 2 mois à l’avance pour plus de sécurité).

En fonction du lieu où se tiendra votre événement, il vous faudra peut-être solliciter d’autres autorisations : inspecteur d’Académie pour les locaux scolaires, préfet ou directeur de la Caisse nationale des monuments historiques pour les bâtiments classés ou inscrits, évêque ou ministre de la paroisse pour les lieux de culte...

ESPACES PRIVES

Lorsque le spectacle passe par un espace privé (jardin, cour...), il n’y a pas nécessairement de formalités à remplir en matière d’autorisations : un simple accord verbal peut suffire. Dans les cas où il y a un risque de détériorations matérielles, il est conseillé de signer une convention d’occupation de lieux et de procéder à un état des lieux, afin d’éviter des difficultés ultérieures.

SECURITE ET SECOURS

Dans le cadre de l’organisation d’un événement sur l’espace public, la majorité des services publics est concernée et peut être sollicitée : des secours (comme le SAMU) aux transports publics, en passant par les pompiers ou la police. Les pompiers ont cette particularité d’avoir une double mission : la prévention (vous pouvez alors les contacter auprès du service départemental d’incendie et de secours) et le secours aux personnes et aux biens. Dans tous les cas, les pompiers sont des interlocuteurs de terrain. Il est primordial, lorsque la dimension du projet le justifie, de s’appuyer sur leurs connaissances de la ville et de ses habitants. La police municipale et la gendarmerie, chargées d’assurer la sécurité, sont aussi des interlocuteurs non seulement légitimes mais incontournables lors d’événements d’envergure.

Les sauveteurs-secouristes comme la Croix-Rouge ou l’ADPC (Association Départementale de Protection Civile) ainsi que les associations de prévention peuvent également être sollicités. Travailler en concertation avec eux lors de la préparation de l’événement vous permettra de leur expliquer la nature des risques à prévenir et de solliciter leurs conseils.

S’il est parfois difficile de faire l’unanimité, il vous sera surtout utile, pour défaire les réticences et prévenir les craintes éventuelles, d’informer largement tous les occupants de l’espace public pour lesquels votre intervention artistique ne saurait être neutre. Echanger avec eux pourra également vous permettre de créer du lien et susciter leur intérêt pour l’événement à venir.

3. Petites choses auxquelles vous serez content d’avoir pensé le jour J

METEO

Investir l’espace public, c’est aussi envisager les aléas météorologiques : il faut pouvoir supporter une averse sans trop de dommages, d’autant que les spectateurs sont souvent prêts à assister au spectacle sous la pluie. Des bâches pour protéger les matériels sensibles ainsi qu’une tente pour abriter la régie seront des précautions utiles. Des solutions alternatives, comme le repli vers un espace couvert, gagnent à être anticipées.

Par ailleurs, connaître l’orientation des vents dominants vous sera très utile pour déterminer l’implantation de scènes couvertes, de spectacles pyrotechniques, de structures aériennes importantes, etc. Et s’il fait beau, anticiper la position du soleil vous permettra de choisir l’axe optimal pour votre spectacle.

TOILETTES

« Accueillir » du public, c’est penser également au confort et à l’hygiène : si votre manifestation est importante, des points d’eau et des toilettes mobiles doivent être prévus. Pour ces dernières, si vous en avez les moyens, faites appel à des entreprises de location spécialisées qui installent, nettoient puis récupèrent les toilettes à la fin de l’événement. Pensez aussi à louer des toilettes accessibles aux personnes à mobilité réduite.

VENTE DE BOISSONS

L’ouverture d’une buvette nécessite aussi des formalités administratives : les associations qui souhaitent ouvrir un débit de boissons doivent au préalable obtenir l’autorisation du maire, dans la limite de cinq autorisations annuelles pour chaque association. Il s’agira d’un débit temporaire et la vente sera limitée aux boissons des groupes 1 (boissons non alcoolisées) et 2 (vin, cidre, bière...).

ACCES AUX PERSONNES A MOBILITE REDUITE

De façon générale, une signalétique adaptée sera bienvenue. Vous devez également prévoir des emplacements réservés aux personnes en fauteuil roulant, de préférence de plainpied, et offrant une bonne visibilité, avec un minimum de déplacements pendant le spectacle le cas échéant. Si nécessaire, vous pouvez construire des rampes d’accès. Enfin, n’oubliez pas prévoir des passages de largeur suffisante pour un fauteuil roulant.

ASSURANCE

Il est obligatoire de souscrire une assurance « responsabilité civile et dommages » couvrant les dégâts matériels occasionnés à l’espace public et aux biens et les sinistres occasionnés aux personnes. Si vous avez du matériel de valeur, vous avez intérêt à souscrire une extension « tout risque matériel » pour vous couvrir en cas de vol ou de détérioration. Pensez à faire les démarches nécessaires au plus vite : l’attestation peut en effet être une condition sine qua none pour louer une salle ou du matériel. Le délai  3 entre la demande d’affiliation et la réception de l’attestation est d’environ une semaine.

SECURITE INCENDIE

Sur l’espace public, des extincteurs doivent être placés près des éléments à risque tels que les régies, les installations électriques ou encore les décors s’ils sont inflammables. Vous devrez par ailleurs veiller à utiliser l’extincteur adapté à chaque type de feu et disposer de personnes formées à l’utilisation de ces extincteurs.

PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT ET NIVEAU SONORE MAXIMAL

L’intervention sur l’espace public ne prend pas fin lors de la dernière représentation, ni même lors du démontage... Il est essentiel de ne laisser, pour toute trace du passage de la compagnie, que la trace artistique.

Enfin, il vous faudra prendre garde à respecter, en toutes circonstances, les limites sonores imposées, à savoir 105 dBA en moyenne, en tout point du lieu.

Pout tous renseignements complémentaires vous pouvez contacter la police municipale de Fuveau au : 04.42.65.65.41